Jak sprawdzić, kto jest właścicielem firmy?

Działalność gospodarcza obarczona jest dużym ryzykiem. Ryzyko to wiąże się nie tylko z niepewnością osiągnięcia zysku, ale również z koniecznością wchodzenia w relacje biznesowe z innymi podmiotami. Jako że relacje te stanowią w zasadzie warunek powodzenia działalności, należy zwrócić szczególną uwagę na to, z kim zamierzamy dokonywać transakcji. Weryfikacja kontrahenta jest jednym z podstawowych zagadnień z zakresu bezpieczeństwa w biznesie – obejmuje ono szereg zagadnień szczegółowych, takich jak sprawdzenie wypłacalności przedsiębiorcy czy ustalenie właściciela przedsiębiorstwa. Z artykułu dowiesz się, jak sprawdzić kontrahenta – w szczególności zaś jak sprawdzić, kto jest właścicielem firmy. Wiedza w nim zawarta przyda Ci się, gdy zechcesz wejść w nowe relacje biznesowe z nieznanym Ci dobrze podmiotem gospodarczym.

Weryfikacja kontrahenta – dlaczego weryfikować kontrahenta?

Sprawdzanie kontrahenta jest konieczne przede wszystkim z uwagi na możliwą niewypłacalność podmiotu, z którym dokonujemy transakcji. Jeśli podmiot nie posiada żadnych środków (np. z uwagi na zadłużenie) może się okazać, że nie wywiąże się on z zawartej umowy, tj. np. nie dostarczy nam towarów, za które zapłaciliśmy, nie wykona zamówionych usług czy nie zapłaci umówionej ceny. Nawet jeśli w stosunku do podmiotu prowadzone jest postępowanie upadłościowe (o którym nie wiedzieliśmy), istnieje ryzyko, że jako wierzyciele nie uzyskamy całkowitego zaspokojenia. Czasem również zdarza się, że firma, z którą – jak nam się wydaje – zawieramy umowę, tak naprawdę nie istnieje. W sytuacji, gdy staniemy się ofiarą oszustwa, ustalenie tożsamości oszusta, który posługiwał się fałszywymi danymi, może okazać się bardzo trudne (czy wręcz niemożliwe). Ryzyko oszustwa wzrasta zwłaszcza wówczas, gdy zechcemy skorzystać z usług podmiotu działającego wyłącznie online – w sieci znaleźć można szereg „pseudo-sklepów”, które pod pozorem prowadzenia działalności gospodarczej, wyłudzają środki finansowe od swoich klientów. Weryfikacja kontrahenta nie jest konieczna tylko w sytuacji, gdy wiemy z kim zawieramy transakcje (czyli np. wtedy, gdy kontrahentem jest nasz stały partner biznesowy).

Sprawdzanie kontrahenta – co powinno wzbudzić nasz niepokój?

Niekiedy zdarza się, że już na pierwszy rzut z naszym kontrahentem „coś jest nie tak”. Niepokój powinien wzbudzić w szczególności brak danych, takich jak miejsce siedziby firmy lub numer telefonu czy też niechęć ich udostępnienia. Aby uchronić się przed skutkami transakcji z nieuczciwym kontrahentem, warto dokładnie sprawdzić jego stronę internetową. Często strony internetowe nieuczciwych podmiotów są niewykończone, poszczególne zakładki są puste, a zamiast treści, które odnosiłyby się do działalności podmiotu, zawierają one wypełniacze, tj. „lorem ipsum”. Dokładne zbadanie strony nie uchroni nas zapewne przed przedsiębiorcami od niedawna niewypłacalnymi lub zadłużonymi, może się jednak przydać, jeśli weryfikacja kontrahenta dotyczy podmiotów nieistniejących.

Jak w jednym miejscu za niewysoką cenę wiarygodnie sprawdzić kontrahenta?

Najszybszym i najbardziej wiarygodnym sposobem na weryfikacje firmy i jej właściciela jest zamówienie raportu handlowego o wskazanym przedsiębiorstwie. Raport to źródło wszelkich niezbędnych informacji do sprawdzenia danej firmy takich jak m.in: czy firma naprawde istnieje i funkcjonuje, gdzie ma realną siedzibę i ilu pracowników zatrudnia, jakie ma aktualne i historyczne obroty oraz przychody, czy posiada flotę samochodową i nieruchomości oraz najważniejsze - jaki jest jej ogólny PAYDEX - czyli wskaźnik pokazujący wiarygodność przedsiębiorstwa.

Raport handlowy pozwala zaoszczędzić czas i mieć pewność danych z pewnego źródła.

Jak sprawdzić, kto jest właścicielem firmy? Podstawowe rejestry

Jeżeli jednak chcemy weryfikować firmę samemu to musimy przeznaczyć na to dużo więcej czasu.

Jeśli zdobędziemy przynajmniej niektóre spośród danych identyfikujących podmiot (nazwę, adres, NIP, numery REGON czy KRS), powinniśmy podjąć dalsze kroki w celu weryfikacji podmiotu. Szczególnie przydatne okażą się w tym kontekście trzy rejestry: Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON). Z pierwszego z nich powinniśmy skorzystać wówczas, gdy naszym kontrahentem jest podmiot prowadzący działalność w formie spółki prawa handlowego, drugi służy do weryfikacji kontrahentów prowadzących działalność jednoosobową bądź będących wspólnikiem spółki cywilnej. W końcu trzeci z nich wykorzystać można do uzyskania tych informacji o spółkach prawa cywilnego, których nie znajdziemy w CEIDG,

Jak sprawdzić, czy firma istnieje? KRS

Krajowy Rejestr Sądowy jest rejestrem, który służy przede wszystkim do ewidencji spółek prawa handlowego (osobowych i kapitałowych), tj. spółki jawnej, spółki partnerskiej, spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej. Podmiot, który zamierzamy zweryfikować, wyszukuje się po jego numerach NIP, REGON, KRS oraz za pomocą jego nazwy czy nazwy miejscowości, w której znajduje się jego siedziba. Im więcej danych identyfikujących posiadamy, tym lepiej – więcej danych oznacza mniejszą liczbę wyników wyszukiwania. Należy w tym kontekście pamiętać, że wyszukiwarka KRS nie wyświetli żadnych wyników, jeśli będzie ich więcej niż sto. Stąd jeśli dysponujemy wyłącznie np. nazwą miejscowości, w której znajduje się siedziba podmiotu, weryfikacja kontrahenta może okazać się niemożliwa. W celu uzyskania szczegółowych informacji o sprawdzanym przedsiębiorcy, warto pobrać ze strony KRS plik PDF zawierający dane o m.in.: organach reprezentujących spółkę i ich składzie, danych wspólników, kapitale spółki, informacje o ewentualnym postępowaniu upadłościowym czy zawieszeniu działalności. Jeśli od podmiotu, z którym zamierzamy dokonać transakcji, uzyskamy informację, że działa w formie spółki prawa handlowego, jednakże nie znajdziemy go w rejestrze, powinno to wzbudzić u nas poważne wątpliwości co do jego wiarygodności.

Jak sprawdzić, kto jest właścicielem firmy? CEIDG

CEIDG jest rejestrem prowadzonym dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz wspólników spółki cywilnej. Podobnie, jak w przypadku weryfikacji kontrahenta w KRS, użycie wyszukiwarki CEIDG wiąże się z koniecznością podania danych identyfikujących sprawdzany podmiot. Może to być nazwa przedsiębiorcy, jego adres, numery NIP czy REGON. Podobnie, jak wcześniej, obowiązuje zasada „im więcej danych, tym lepiej”. Weryfikacja kontrahenta będzie ułatwiona zwłaszcza wówczas, gdy dysponujemy numerem NIP czy REGON przedsiębiorcy. W takim przypadku szybko dowiemy się, kto jest właścicielem firmy. Należy zaznaczyć, że w sytuacji, gdy wyszukujemy przedsiębiorcę za pomocą niepełnego adresu w wynikach wyszukiwania wyświetlą się wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność np. na danej ulicy czy w danym mieście. Co ważne, używając wyszukiwarki CEIDG, możemy sprawdzić podmioty, które zostały z rejestru wykreślone. Aby to uczynić, wystarczy w trakcie wyszukiwania zaznaczyć okienko „uwzględnij wykreślone”. Pod tym względem wyszukiwanie podmiotów za pomocą CEIDG różni się od wyszukiwania przy użyciu KRS – w Krajowym Rejestrze Sądowym nie znajdziemy informacji o wykreślonych podmiotach.

Jak sprawdzić, czy firma istnieje? REGON

Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej prowadzony jest przez Główny Urząd Statystyczny. W rejestrze REGON znaleźć można dane dotyczące spółek cywilnych, których nie znajdziemy w CEIDG. Z względu na to, że spółka cywilna nie ma osobowości prawnej do tego ostatniego rejestru wpisywane są osobno dane poszczególnych wspólników. W rejestrze REGON natomiast wspólnicy nie podlegają odrębnej rejestracji – wpisowi podlega spółka. Sprawdzanie kontrahenta za pomocą omawianego rejestru następuje po wpisaniu w wyszukiwarkę jego numerów NIP, REGON lub KRS. Warto pamiętać, że zakończenie działalności gospodarczej przez spółkę nie jest równoznaczne z odebraniem jej numeru REGON. Jak bowiem wynika z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w przypadku likwidacji i ponownej rejestracji podmiotu nie dochodzi do nadania nowego numeru REGON – do identyfikacji spółki wykorzystuje się REGON dotychczasowy.

Jak sprawdzić, kto jest właścicielem firmy – inne przydatne rejestry

Jeśli mamy już pewność, że nasza firma istnieje oraz wiemy, kto jest jej właścicielem, możemy w sposób bardziej drobiazgowy zweryfikować jej wiarygodność. W tym celu warto skorzystać z dodatkowych rejestrów, takich jak:

Monitor Sądowy i Gospodarczy,
Biuro Informacji Kredytowej S.A.,
Rejestr Dłużników Niewypłacalnych prowadzony przez KRS,
Wykaz podatników VAT, czyli tzw. Białą listę,
Biura informacji gospodarczej (BIG).

Jak sprawdzić, czy firma istnieje? Podmioty zagraniczne

Jeśli zdecydujemy się działać na rynkach zagranicznych, musimy pamiętać o ryzyku natrafienia na nieuczciwego kontrahenta. Niekiedy zdarza się, że nierzetelny przedsiębiorca chce wykorzystać bariery geograficzną czy językową, a także różnice między systemami prawa obowiązującymi w poszczególnych państwach, aby naruszyć nasze interesy finansowe (np. poprzez uniknięcie rozliczenia za dostawę). Podobnie, jak w przypadku podmiotów krajowych, występuje również ryzyko, że dany podmiot po prostu nie istnieje bądź że jest on niewypłacalny. Weryfikacja kontrahenta zagranicznego może być przeprowadzana na wiele sposobów. Poniżej prezentujemy kilka z nich:

Warto rozpocząć poszukiwania od Internetu – powinniśmy znaleźć stronę internetową podmiotu oraz przejrzeć media społecznościowe, a także fora dyskusyjne. Należy również zwrócić uwagę, czy przedsiębiorca nie funkcjonuje pod domenami krajów egzotycznych – może to być sygnał, że mamy do czynienia z nieuczciwym podmiotem. Przydatnym narzędziem jest ponadto Google Street View – za jego pomocą możemy bliżej przyjrzeć się siedzibie firmy. Jeśli dana osoba twierdzi, że prowadzi duże, międzynarodowe przedsiębiorstwo, a Google Street View ujawni, że siedzibą tego przedsiębiorstwa jest niewielki barak na Curaçao, mamy uzasadnione powody do obaw.
Warto (szczególnie jeżeli współpraca z międzynarodową firmą ma być dłuższą i droższą inwestycją) skorzystać z usług specjalistów, którzy zajmują się tylko weryfikacją firm międzynorodowych - czyli międzynarodowych wywiadowni gospodarczych takich jak obecne w Polsce i ponad 250 innych krajach świata Dun&Bradstreet. Koszt usług zależny jest od zakresu usług.
Można również poprosić przedsiębiorcę o przedstawienie listów referencyjnych lub listy klientów. Informacje uzyskane od klientów mogą okazać się niezwykle istotne.
Należy również sprawdzić, czy przedsiębiorca figuruje w rejestrze firm obowiązującym w danym kraju. Na portalu e-sprawiedliwość znajdziemy bazę danych podmiotów europejskich, zarządzaną przez Komisję Europejską. Portal zawiera podstawowe informacje na temat rejestrów prowadzonych w innych państwach. Zawiera ponadto odesłania do stron internetowych tych rejestrów.